設備だけでは、オフィスの価値は決まらない
レンタルオフィスを選ぶとき、多くの方が料金・立地・広さを比較されると思います。それはとても大切なことです。
でも、契約した後に「ここにして良かった」と感じていただける理由は、たいてい別のところにあるんです。
「初めて来たお客様が、迷わず会議室に辿り着けた」 「外出中に届いた書留を、ちゃんと受け取ってもらえていた」 「名刺の住所を見たお客様が、『しっかりしたオフィスですね』と言ってくれた」
こういったお声を、入居者様からよくいただきます。
ビジネスポートは、正直に申し上げると、設備が特別豪華なわけではありません。それでも、2026年4月30日現在、4店舗合計111件のGoogle口コミをいただいており、平均評価は☆4.9です。
その理由を、この記事でお話しできればと思っています。
ビジネスポート統括マネージャー 斎藤
「設備の豪華さだけでは選ばれない」と知っているから、接客品質にこだわる
私はスタッフにこう伝えています。
「私たちは、設備の豪華さだけで選ばれる施設ではないかもしれない。だからこそ、接客品質だけは、どこよりも大切にしていきましょう」と。
目の前にいるお客様に対してどう接するか、それは予算とは関係のない話だと思っています。
採用のときに私が真っ先に見るのは、第一印象です。ビジネスマナーや社会人経験ももちろん大切にしていますが、「この人と一緒に働きたい」と強く感じたときは、その場で採用を決めることもありました。
そうして迎え入れたスタッフが長く働き続けてくれていること、そしてその日々の対応が入居者様や来訪者様からの評価につながっていることは、私にとって何よりうれしいことです。
先日も、5年ぶりに再入居された方が「まだ同じスタッフがいる！」と喜んでくださいました。そういったご縁が続いていくのが、ビジネスポートらしいなと思っています。
昨年11月にビジネスポートは20周年を迎えました。長く働き続けてくれているスタッフたちこそ、ビジネスポートの本当の財産だと思っています。
スタッフ一人ひとりが、自分で考えて動ける環境を大切にしています
受付にはルールがあります。でも、私はスタッフに細かい指示をあまりしないようにしています。自由があるから自分で考える。自分で考えるから、目の前のお客様に合った対応ができる。そう思っています。
ただ一つ、伝えていることがあります。
「1回だけ、全権を握っていい」
入居者様やご来訪のお客様から「こうしてほしい」というご要望があったとき、それが有料のサービスでも、通常のルール外であっても、スタッフ自身が「してあげたい」と思えば、1回だけ対応していいと伝えています。ただし、その場で必ずルールをお伝えすること。
「今回は対応いたしましたが、次回からはこちらのご対応になります」と。
これは例外を増やすためではなく、最初の一歩を気持ちよく踏み出していただくための、一度きりの心がけです。
細かい指示はしない分、接客への向き合い方やマインドについては、スタッフみんなと方向性を合わせるようにしています。その共通の土台があるから、一人ひとりが自分で考えて動けるのだと思っています。
受付での対応が、企業の「第一印象」を支える
初めてオフィスを訪れるお客様には、必ずどこかに不安があるものです。
「ここで合っているのかな」「誰に声をかければいいのかな」
その不安を最初に取り除けるかどうかが、来訪者の方がその企業に対して持つ第一印象を左右します。
ビジネスポートでは、会議室をご予約された入居者様がいれば、来訪されたお客様を受付でお迎えし、そのままご案内できるよう心がけています。入居者様が外出中であっても、お客様が入口で立ち往生するようなことがないよう、気をつけています。
特に印象的なのは、ビジネスマナーの講師の方や、結婚相談所を運営されている方が内覧にいらっしゃるときです。こういった業種の方は、受付スタッフの対応をとても丁寧に見てくださいます。
「自分のお客様が初めてここに来たとき、どう感じるだろうか」
その視点で受付の雰囲気を確認され、「ここなら安心してお客様をお迎えできる」と感じていただけた方が、ご契約に進んでくださることが多いんです。
受付は、入居企業様にとっても「自社の顔」の一部になるんだと、そういった方々から改めて気づかせていただいています。
住所の「信頼性」を支えるのも、人の存在
オンラインでのやり取りが増えた今も、名刺や公式サイトに記載された住所は、企業の実在性を判断する材料のひとつです。
特に法人登記の住所としてお使いいただく場合、銀行や取引先が「実際に人がいる場所かどうか」を確認される場面もあります。
受付に人がいることは、その問いへの一つの答えになると思っています。
「〇〇様ですね、お待ちしておりました」
たったこの一言が、初めて来訪されたお客様の安心感に直結することを、日々実感しています。
郵便物・宅配便の対応は、「利便性」と「管理体制」の両方に関わります
外出が多い事業者様にとって、郵便物や宅配便の受け取りは、地味に大きな悩みのひとつではないでしょうか。
書留や速達、宅配便が再配達になってしまうことが続くと、それだけで大切な業務の流れが止まってしまいます。
ビジネスポートでは、受付スタッフが代理で受け取り、入居登録された方にのみお渡ししています。誰にでもお渡しする体制にはしていません。これは利便性のためだけでなく、金融機関や行政からの重要書類を、きちんと管理するための方針でもあります。
また、発送したい宅配便を一時的にお預かりし、宅配業者への引き渡しまで対応することもあります。少人数で動いていらっしゃる事業者様にとって、こういった細かなサポートの積み重ねが、一日の業務の余裕を少し変えてくれると嬉しいなと思っています。
セキュリティは「設備」と「人の目」の両方で支えます
防犯カメラやオートロックといった設備は、もちろん大切です。でも実際にオフィスをお使いいただく中で感じていただける安心感は、それだけではないと思っています。
受付に人がいることで、「誰が入ってきたかわからない」という状況が生まれにくくなります。目的が不明な来訪者の方には自然な形でお声がけし、入居者様が安心して業務に集中できる環境をつくれるよう心がけています。
設備だけでは補えない部分を、人の存在が支えてくれています。
おわりに
受付のあるオフィスの価値は、「便利なサービスが一つ増える」ということではないと思っています。
起業初期や少人数で動いていらっしゃる事業者様にとって、来客対応・郵便物の受け取り・会議室へのご案内を任せられる存在がいることは、ビジネスの基盤そのものではないでしょうか。
私たちが大切にしているのは、設備の豪華さではなく、人が人に対してどう接するかという一点です。
昨年11月に20周年を迎えたビジネスポート。その長い年月の中で大切にしてきたことが、スタッフみんなの日々の積み重ねとなって、4店舗合計☆4.9という評価につながっているのだと思っています。
ぜひ一度、受付の雰囲気を体感しにいらしてください。内覧では、スタッフの対応や施設全体の空気感もゆっくり確認していただけます。
▼ 内覧予約はこちら https://www.mtg-mbp.co.jp/previewform
幕張・横浜・竹ノ塚・長野の4拠点で、お待ちしております。
