選ぶ前に確認！「バーチャルオフィスのメリット&デメリット」完全版

バーチャルオフィスの主なメリット

バーチャルオフィスは、実際の個室オフィスを借りずに、事業用の住所や郵便物対応などの機能を利用できるサービスです。

主なメリットは、次の通りです。

初期費用と固定費を抑えられる

バーチャルオフィスは、貸事務所やレンタルオフィスに比べて、敷金や礼金が不要な場合が多く、月額料金も低く抑えられます。

起業初期は、売上がまだ安定していない一方で、ホームページ制作費、広告費、備品代など、さまざまな費用がかかります。

毎月の固定費を抑えられることは、事業を始めたばかりの方にとって大きなメリットです。

都市部の住所を法人登記や名刺に使える

法人登記に対応したプランであれば、自宅ではなく、都市部にあるオフィスビルの住所を法人登記、名刺、ホームページなどに使用できます。

事業内容によっては、どの地域や建物に拠点があるかも、取引先から見た印象を構成する要素のひとつになります。

ただし、すべてのバーチャルオフィスや料金プランで法人登記ができるとは限りません。契約前に、法人登記の可否を確認しましょう。

自宅住所を公開せずに事業を行える

自宅を法人の本店所在地にすると、法人登記簿やホームページなどを通じて、自宅の所在地が分かる可能性があります。

特に、自宅兼オフィスで起業する方や、ご家族と同居している方にとって、自宅住所を公開せずに事業を行えることは安心材料になります。

郵便物や来客への対応を任せられる

郵便物や来客への対応を行っている施設であれば、契約者宛ての郵便物の受け取りや転送、来客への案内などを施設側に任せられます。

外出が多い方や、起業初期で郵便物や来客に対応する人手を確保できない方にとって、便利なサービスです。

ただし、郵便物の受け取り範囲や来客対応の有無は、施設や料金プランによって異なります。

バーチャルオフィスのデメリット

一方で、バーチャルオフィスには、契約前に理解しておきたいデメリットもあります。

代表的なものは、次の通りです。

実際の作業スペースが含まれない
運営会社によってサービスの質や施設の実態に差がある
郵便転送の頻度や費用など、サービス範囲が施設ごとに異なる
受付スタッフがいない施設では、来客対応をしてもらえない
書留や宅配便を受け取れない場合がある
運営会社が撤退すると、登記住所の変更が必要になる場合がある

ただし、これらはすべてのバーチャルオフィスに共通するものではありません。

受付スタッフの有無、郵便物の受け取り方法、会議室、来客対応、将来的なレンタルオフィスへの移行などを契約前に確認することで、避けられるデメリットもあります。

銀行口座の開設、郵便物の受け取り、来客対応など、それぞれのデメリットが生じる理由と対策については、別記事「[契約前に知りたい「バーチャルオフィス デメリット」現場目線の注意点](https://www.mtg-mbp.co.jp/column/p8xoth9yw)」で、現場で実際に起きるケースを交えて詳しく解説しています。

起業時の拠点、4つの選択肢を比較する

メリットとデメリットを理解したうえで、ほかの選択肢とどのような違いがあるのかも整理しておきましょう。

起業時の拠点には、大きく分けて4つの選択肢があります。ここでは、バーチャルオフィスを「住所貸し型」と「受付常駐型」に分けて比較します。

※月額料金は一般的な目安です。特に貸事務所は、物件・立地・面積・契約条件によって大きく異なります。
また、月額料金とは別に、保証金、共益費、仲介手数料、内装費などが必要になる場合があります。

この表を見ると、バーチャルオフィスの中にも「住所貸し型」と「受付常駐型」があり、価格帯もサービス内容も異なることが分かります。

住所貸し型は、自宅登記に近い手軽さで始められますが、郵便物は転送が中心で、書留や宅配便には対応していない施設もあります。

受付常駐型になると、料金は上がるものの、書留や宅配便の受け取り、来客対応まで任せられ、事業拠点としての機能が加わります。

大切なのは、現在の事業規模だけでなく、将来的にどこまで拡大する可能性があるかを見据えて選ぶことです。

実際にステップアップした例、しなかった例

現場では、バーチャルオフィスから始めて、事業の状況に応じてレンタルオフィスや貸事務所へ移る方を数多く見てきました。

ステップアップした例

事業の成長にともない、バーチャルオフィスやレンタルオフィスから、より広い個室や貸事務所へ段階的に移転されるケースがあります。

ビジネスポートのレンタルオフィスは、1名用から15名用まで、幕張拠点だけで100室以上あります。

クルーズ専門旅行会社の株式会社ビュート様は、ビジネスポート内で事業規模に合わせてオフィスを移りながら成長し、最終的には10名用のブースを利用されていました。

その後、さらに事業が拡大して手狭になったことから、首都圏を中心に貸事務所仲介を行うグループ会社「ビルネット千葉」の仲介により、同じ幕張テクノガーデン内の貸事務所へ移転されました。

このように、起業時はバーチャルオフィスや小規模なレンタルオフィスから始め、事業の成長に合わせて、より広いオフィスへ段階的にスケールしていく例もあります。

ビジネスポートを運営するグループには、貸事務所の仲介、事業用不動産の売買、ビル管理、オフィス内装などを行う会社があります。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスから始め、事業が成長したときに、貸事務所への移転や内装までグループ内で相談できることは、当社ならではの強みだと感じています。

ステップアップの理由は、人員の増加だけではありません。

古物商や労働者派遣事業など、許認可によっては営業所や事業所に関する要件があり、バーチャルオフィスでは認められない場合があります。

必要な許認可がある方は、バーチャルオフィスを契約する前に、管轄の行政機関へ確認することをおすすめします。

規模を落として移った例

段階的に移行できる仕組みは、事業規模を拡大するときだけでなく、縮小するときにも役立ちます。

コロナ禍で在宅勤務が広がった時期には、レンタルオフィスの個室を維持する必要性が低くなり、固定費を抑えるために、バーチャルオフィスへプランを切り替えた方もいました。

事業の状況に合わせて契約プランを柔軟に変更できることは、長く事業を続けるうえでの安心材料になります。

バーチャルオフィスのままで十分だった例

一方で、レンタルオフィスの個室を検討して内覧まで行ったものの、「共用のシェアオフィスで十分だった」という理由で、契約プランの変更だけで済ませた方もいます。

ビジネスポートのバーチャルオフィスには、登記、住所利用、郵便転送の3点がセットになった「シンプルプラン」、そこに電話対応が加わる「スタンダードプラン」、さらにシェアオフィスの利用が加わる「ビジネスプラン」という3段階があります。

個室のレンタルオフィスまでは必要なくても、共用スペースで作業したいという方には、プラン変更だけで対応できます。

月単位でプランを変更できるため、契約前に事業の未来を正確に予測できなくても、事業の状況を見ながら調整できます。

契約前によく聞かれること

面談の中でよく聞かれる質問のひとつに、「入居面談は厳しいですか？」があります。

少なくともビジネスポートでは、起業したばかりで実績が少ないという理由だけで、お断りするものではありません。

事業内容や利用目的について確認させていただくことはありますが、これは契約者の本人確認を行い、施設としての信頼性を保つために必要な確認です。

バーチャルオフィスの中でも、事業用住所を提供して郵便物を受け取るサービスを行う事業者には、法令に基づき、契約者の本人確認、利用目的、事業内容、実質的支配者などの確認が求められています。

不安に感じる方も多い部分だと思いますが、事業内容と利用目的を説明できれば、過度に心配する必要はありません。

契約前に気になることがある場合は、面談時に遠慮なく確認することをおすすめします。

まとめ

バーチャルオフィスは、初期費用や毎月の固定費を抑えながら、都市部の住所を利用できる便利な選択肢です。

一方で、作業スペースが含まれないことや、運営会社によってサービス内容や施設の実態が異なることは、事前に理解しておく必要があります。

大切なのは、「現在の自分に必要な機能は何か」だけでなく、「事業が成長したときに、どこまで柔軟に対応できる施設か」という視点です。

●住所利用だけで十分なら、バーチャルオフィスの中でもシンプルなプランで始める
●作業スペースも必要になりそうなら、シェアオフィスやレンタルオフィスへの移行がしやすい施設を選ぶ
●許認可の要件などで物理的な事務所が必要になる可能性があるなら、契約前に行政機関や運営会社へ相談する
●郵便物や来客への対応が必要なら、受付スタッフが常駐しているかを確認する

▼ビジネスポートのご内覧は、下記フォームよりお申し込みください。

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